Que caminho seguir? Image by mlhradio via Flickr

Durante os anos em que trabalhei em multinacionais (Worthington Cylinders Portugal, Qimonda Portugal), estive inserido em culturas de empresariais em que a melhoria contínua era um dos aspectos mais importantes do dia-a-dia.

Não eram propriamente empresas Lean (a Qimonda tinha um grande projecto em curso nessa área quando as coisas começaram a correr mal), mas que seguiam vários conceitos Lean e estavam sem dúvida no caminho certo para se transformarem em empresas lean.

Quando integramos empresas em que os conceitos lean são ainda coisas estranhas para a maioria das pessoas a pergunta que surge é: “Por onde começar?”.

Pelo meu post anterior (O caixote do lixo), podem perceber qual foi a minha resposta a esta pergunta, mas tinha mesmo que ser assim? A minha opção foi a mais correcta?

Na verdade dependendo da realidade de cada empresa, vão haver várias respostas e todas estarão certas. O mais importante na minha opinião é iniciar a jornada rumo ao Lean. O caminho que seguimos depende acima de tudo do nosso ponto de partida. Empresas que estejam em estágios diferentes de organização vão com certeza tomar caminhos diferentes, mas o importante é chegarem ao mesmo destino.

A minha opção de começar pela arrumação e limpeza (o primeiro S de Seiri, Sorting, Segregar, Separar), é porque achei que o ponto em que a empresa se encontrava esse era o passo ideal para começar a jornada Lean.

Todos as pessoas acabam por deixar que a sua personalidade influencie as suas decisões e eu neste aspecto não fui diferente. Confesso que sou um pouco obcecado com a organização e com a simplicidade de processos, por isso a decisão de começar pela arrumação e limpeza foi muito clara para mim.

Outra das razões para começar por aqui, é que eu sabia que ia ter uma grande impacto a todos os níveis. Os resultados (produção, qualidade, vendas), até podiam ser iguais aos que existiam anteriormente, mas iriam “parecer” melhores porque a fabrica iria estar limpa e arrumada. A palavra “parecer”, apesar do pendor negativo que muitas vezes tem (ninguém gosta de dizer que julga algo ou alguém pelas aparências), é muito importante porque em todas as nossas actividades (pessoais ou profissionais), envolvem uma componente de venda. No nosso trabalho estamos constantemente a “vender” as nossas ideias. Onde é que compramos um carro? Num stand sujo e desarrumado ou num com o chão a brilhar?

O lugar comum (o cliché) que encontrei é que a Industria em que estamos inseridos é suja e por isso é aceitável uma dose generosa de sujidade. Eu acho que isto é um perfeito disparate e percebi rapidamente que isto poderia ser uma mais valia para mim e para a Empresa. Se isto era comum na Industria, se eu conseguisse dar a  volta a esta ideia dentro da nossa empresa, seria uma vantagem competitiva face à concorrência.

Depois de muitos meses de trabalho (apesar de eu achar que ainda podemos fazer melhor), a recompensa tem chegado pelo empenho e disponibilidade que as pessoas tem posto na manutenção da limpeza e arrumação (o mais difícil é manter o nível), e pela boca dos diversos clientes que nos têm visitado.

Numa dessas visitas um senhor Inglês, com o seu ar casual e amigável que contrasta coma ideia que temos do povo Inglês (é o que dá ver demasiados programas da BBC!), deu-me os parabéns ao mesmo tempo que dizia que de todas as fábricas que já tinha visitado na Europa (e já tinha visitado todas as da concorrência), a nossa era a mais limpa e arrumada que já tinha visitado. Fiquei muito orgulhoso!

Há algum tempo que a Google tem uma aplicação para fazer exactamente o mesmo com a informação que existe no nosso computador. Essa aplicação chama-se Google Desktop, e pode ser um aliado poderoso para aumentar a nossa produtividade diária.

Já muitos a conhecem e usam, mas nunca é demais recordar nas enormes vantagens que esta ferramenta pode trazer em termos de produtividade e na gestão do tempo de que dispomos todos os dias para as nossas tarefas, sejam elas profissionais ou pessoais. Quanto tempo perdemos a procurar aquele ficheiro ou aquela mensagem?

O que é o Google Desktop

Duma forma muito directa, o Google Desktop ajuda a que procurar por qualquer informação no nosso PC seja tão fácil como fazer uma procura na Web. É uma aplicação que permite procurar por texto presente em e-mails, ficheiros, fotografias, música, chats, páginas web que visitamos, etc., tudo de uma forma simples e familiar.

A informação certa

Quando procuramos por alguma informação no Google desktop, vai abrir uma página em tudo semelhante á do Google, com os resultados mais relevantes relacionados com a palavra-chave que introduzimos na busca. Em cada um dos items apresentados, podemos ler um pequeno excerto, assim como a sua localização.

Através das opções no topo da página, podemos ainda filtrar os resultados por tipo de informação que procuramos: e-mails, ficheiros, histórico dos sites que visitamos.

Caixa de “Quick Search”

A forma mais rápida de procurar o que quer que seja no nosso computador é chamar a Quick Box, clicando duas vezes no “Ctrl” (e outras duas vezes para fazê-la desaparecer). Basta escrever umas letras que os resultados começam a aparecer por baixo da quick search.

Encontrar ficheiros apagados

De cada vez que abrimos um ficheiro, o Google Desktop guarda uma parte desse ficheiro em cache. Por esse motivo, podemos sempre encontrar ficheiros apagados por acidente, por exemplo. Não temos o ficheiro completo, mas é melhor do que começar do zero, pode ser por exemplo a diferença entre perder dinheiro com um negócio não concretizável e ainda conseguir ir a tempo de o fazer…

Vários tipos de Ficheiros

O Google desktop indexca automaticamente vários tipos de ficheiros, permitindo fazer buscas de texto ao seu contéudo:

Outlook		Netscape
Outlook		Firefox
Word		PDF
Excel		Music
PowerPoint		Images
Explorer		Video
MSN		Zip
AOL		Texto
Google Talk		e mais com  estes plugins

Refinar a nossa procura

Usando a opção de “Advanced Search”, podemos refinar a nossa procura: tipo de informação a procurar, excluir palavras chave e definir uma baliza temporal para o nosso documento.

Integração com o Outlook

O Outlook continua a ser o programa de e-mail e calendário mais usado em todo o mundo e por isso o Google desktop integra-se na perfeição com esta aplicação. Depois de instalar o Google Desktop irá parecer um novo elemento na nossa barra de ferramentas do Outlook, facilitando a procura de e-mails ao estilo Google.

Google gadgets e sidebar

Juntamente com o Google Desktop podemos instalar uma série de gadgets. Se o objectivo da instalação do Google desktop for aumentar a produtividade no trabalho diário, desaconselho vivamente a instalação de qualquer gadget. Só servem para procrastinar…

Tal como um bom colchão é uma boa ferramenta para resolver problemas como a falta de sono sem que se recorra a drogas para dormir melhor, ferramentas como o Google Desktop são uma ferramenta para resolver alguns problemas com a nossa frequente falta de tempo, mas sozinhas não resolvem nada. É preciso ter a atitude certa e sempre voltada para resolver os problemas nas suas causas originais.

Mas antes de explicar o que fazem estas aplicações, deixem-me dizer que usá-las não garante que se passe de imediato a ser mais produtivo. Simplesmente vamos saber com dados palpáveis quanto tempo perdemos em determinada actividade, tendo a hipótese de a reduzir ou optimizar.

Se depois fazemos alguma coisa com essa informação, isso já é outra história. É como ir ao médico, ele identificar a doença, receitar o medicamento, mas nós não o tomarmos. A doença podia passar, mas ia demorar mais tempo a passar ou nunca passar, certo?

Para além da Rescue Time, há algumas outras igualmente interessantes que podemos usar com a mesma finalidade.

1. Rescue Time

É uma ferramenta muito fácil de instalar e que vai registando toda a nossa actividade no computador, não só as aplicações que usamos, mas também os websites que visitamos.

Depois é possível definir em que categoria  é que cada aplicação/website se enquadra (projectos, distracção, trabalho, etc.), e por isso no final da semana temos um relatório detalhado com o tempo que gastamos em cada uma das categorias. É uma bela meneira de ter provas que passamos 50% do tempo na categoria “miúdas em bikini” .

Esta é a que tenho instalado no meu PC. Não a uso religiosamente, mas consulto os dados pelo menos uma vez por mês para ficar com uma ideia que gasto em cada uma das actividades.

2. Wakoopa

É também uma aplicação muito simples de instalar e monitoriza todas as aplicações usadas. É também uma rede social, temos um perfil típico: podemos fazer upload de fotos, adicionar amigos, criar grupos, etc.

Com base na nossa actividade, recomenda as melhores ferramentas para executar as tarefas que fazemos habitualmente. Podemos partilhar com o mundo as aplicações que mais usamos: têm um widjet que pode ser incluído em qualquer Blog com o Top 10 das nossas aplicações. E como é uma rede social, também podemos ver que aplicações é que os nossos amigos estão a usar.

3. MeeTimer

É um addon par ao firefox e por isso monitoriza apenas a nossa actividade dentro do firefox. Indica o tempo total gasto a navegar, assim como os tempos individuais para cada site visitado. Podemos definir grupos de sites (categorias), atribuindo a cada uma um significado, tal como no RescueTime.

Uma opção engraçada é que podemos definir um aviso para aparecer sempre que acedermos a um website de determinada categoria, para nos lembrar que já passamos demasiado tempo a fazer alguma inutilidade, por exemplo.

4. Online Stopwatch

Esta não podia ser mais simples. É simplesmente um cronómetro. Podemos definir uma contagem decrescente e tocará um alarme no final do tempo definido ou pode funcionar apenas como uma cronómetro normal, para medir quanto tempo demoramos numa apresentação, ou a fazer um post, por exemplo.

Há mais ferramentas com um espírito semelhante, mas estas são as que já usei/uso e gostei de todas elas.

E vocês qual é que usam?

O tempo que permite poupar e a qualidade que permite fazer alfumas tarefas tornam a Web de hoje em dia um instrumento obrigatório na gestão do tempo de que dispomos diariamente.

Agora que regressei à Universidade por força do Mestrado que estou a fazer, estas são as 10 ferramentas Web 2.0 que utilizo e que aconselho vivamente:

1. Google Docs

Esqueçam o Office da Microsoft. As aplicações office cresceram de tal maneira que só usamos aí uns 15% de tudo o que elas oferecem. Pois são esses 15% que as aplicações online da Google oferecem. São simples de usar e diria que são suficientes para as necessidades de 80% dos cursos. Os restantes 20% podem continuar a usar a versão pirateada do Office…

No entanto a grande vantagem do Google docs são as potencialidades para o trabalho em colaboração (trabalhos de grupo por exemplo) e os os documentos estão sempre à distância de uma ligação Web, sem precisar de andar com uma pen ou com o portátil atrás de nós, e tudo dentro do browser.

2. Google Reader

Nunca me cansarei de dizer que o RSS é a melhor invenção depois da roda e da Pizza 4 estações. Subscrever feeds do tema que estamos a estudar é uma forma fantástica de conhecer os autores mais relevantes e de ler novidades continuamente sobre esse assunto. Demora algum tempo a construir uma lista de feeds interessantes e relevantes para o nosso estudo, mas no final é como se tívessemos os melhores professores do mundo a darem-nos aulas particulares.

3. Evernote

O Evernote é uma óptima aplicação para tomar notas, mas isso podem fazê-lo no Google Docs. As restantes potencialidades do Evernote é que são fantásticas. Por exemplo, se o professor escreveu um quadro inteiro e tiveram com tanta atenção que se esqueceram de ir tomando notas, podem tirar uma foto ao quadro com o vosso telemóvel, fazer upload para o Evernote, que ele não só guarda a imagem, como transforma em texto pesquisável o que o professor escreveu no quadro. Melhor ainda, é completamente multi-plataforma: Mac ou Windows, iPhone, smart-phones com Windows, etc., todos funcionam lindamente com o Evernote.

4. Google Calendar

Eu não consigo viver sem um calendário onde possa ir anotando e planeando as minhas actividades e compromissos. Um dos mais simples de usar é o Google calendar, que se integra na perfeição com o GMail (como não podia deixar de ser não é?). para um estudante é uma óptima ferramenta para marcar as aulas (podem marcar com côr diferente aquelas a que se vão baldar…), e para planear as períodos de estudo.

5. Remember the milk

Sou um verdadeiro fanático das listas de tarefas. Ajudam-me a saber em qualquer momento o que tenho para fazer e aquele momento em que risco uma tarefa da lista é uma verdadeira delícia. Este ‘Remember the Milk’, para além de ter o nome mais bem apanhado dos últimos tempos, é integrável com o Gmail e com o Google Calendar.

6. GMail

Acho que não há ninguém que não tenha uma conta de e-mail, mas ainda há muito gente que não tem uma conta de Gmail. Fazem mal. Para além de ser a porta de entrada em todos os serviços que aqui já referi, é uma ferramenta de e-mail simples, fácil de usar e com muito espaço disponível (7gb neste momento).

7. Meebo

Com contas de MSN messenger, ICQ, Google Talk, Yahoo MEssenger e outras que tais para poder falar com todos os amigos, é impensável ter cada um destes comunicators abertos ao mesmo tempo. O Meebo funciona no browser, por isso não precisamos de fazer qualquer download de nada, e reúne todas estas contas numa só, podendo conversar com todos os amigos das mais diversas ‘redes’ a partir do mesmo local.

8. WordPress

Há cada vez mais Blogs, mas ainda nem toda a gente tem um Blog. Pois eu acho que todos os estudantes universitários (pelo menos estes), deviam ter um Blog. Obriga a escrever e a pensar sobre o que vão escrever, o que é um óptimo exercício para o cérebro. Escrever alguns posts por semana seria como ir ao ginásio para o nosso cérebro. O WordPress é o melhor serviço para isso, quer queiram alojá-lo num servidor vosso ou no próprio wrodpress.

9. Wikipedia

Vão haver professores que vão dizer que é absolutamente proíbido usar a Wikipedia para fazer trabalhos. Mas eu digo: usem a Wikipedia!

Não para usar como fonte para o vosso trabalho, mas como fonte de fontes para o vosso trabalho. A wikipedia é o ponto de partida perfeito para fazer um trabalho escolar. Faz um resumo interessante do tema, e apresenta-nos os principais especialistas da área, assim como a diversas fontes de informação.

10. Fórums

Devem ser as mais antigas ferramentas existentes na Web. Desde o seu início que têm o espírito Web 2.0 que só agora os restantes tipos de aplicações começaram a descobrir: colaboração, interacção, abertura e liberdade. Investir uns minutos a ler fórums das áreas que se estuda é uma óptima maneira de ler soluções reais para os problemas reais que os inúmeros utilizadores desses fórums lá questionam. E quando já tiverem algum conhecimento na área, participem no fórum. Partilhem o conhecimento. Afinal para que serve se estiver fechado apenas na cabeça de alguns iluminados?

Com alguma sorte, recebemos todos os dias meia centena de e-mails. Num dia mau esse número pode ser ainda maior.

Sem disciplina e um método adequado ao nosso perfil o e-mail pode facilmente tornar-se o nosso pior inimigo, absorvendo uma boa parte do dia reduzindo a nossa produtividade: estivemos ocupados todo o dia, mas com poucos resultados para mostrar.

Aqui apresento o método que uso para tratamento do e-mail com um único objectivo: todos os dias ir para casa sem uma única mensagem no Inbox por tratar, sem gastar mais do que uma hora por dia.

É o meu método, não significa que seja o melhor e mais eficaz. É o resultado de anos de frustrações e maus resultados no meu objectivo, em que fui ajustando o método para encaixar com a minha forma de trabalhar.

A gestão do tempo é por isso de crucial importância se queremos fazer mais em menos tempo. Por exemplo a correcta gestão do e-mail que recebemos diariamente é um exercício quase obrigatório para todos os trabalhares do conhecimento, mas isso fica para outro post.

Numa das minhas procuras pela Net de novos livros e recursos sobre o assunto, cruzei caminho com um professor de Ciências da Computação chamado Randy Pausch (Carnegy Mellon University). O video dura cerca de uma hora e meia, mas são minutos muito bem empregues.

Esta era uma palestra que o Randy dava regularmente, mas desta vez tinha um dado adicional que a fazia especial. Recentemente havia-lhe sido diagnosticado um cancro pancreático terminal. Um golpe do destino que transforma uma palestra sobre Gestão de Tempo numa lição de Vida. Imperdível.

Os slides para acompanhar o Video podem ser encontrados aqui.