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Melhorar a produtividade com o Google Desktop

October 1st, 2008 | 1 Comentário, partilhe também a sua opinião. | Guardado em Gestão de Tempo, Google, Produtividade


Acho que poucas pessoas passam sem o Google enquanto navegam pela Web. Já estamos muito familiarizados com a organização da informação e com a sua rapidez. A forma como consegue organizar o caos que é a imensidão da Web fez com que o Google se tornasse no gigante que é hoje.

Há algum tempo que a Google tem uma aplicação para fazer exactamente o mesmo com a informação que existe no nosso computador. Essa aplicação chama-se Google Desktop, e pode ser um aliado poderoso para aumentar a nossa produtividade diária.

Já muitos a conhecem e usam, mas nunca é demais recordar nas enormes vantagens que esta ferramenta pode trazer em termos de produtividade e na gestão do tempo de que dispomos todos os dias para as nossas tarefas, sejam elas profissionais ou pessoais. Quanto tempo perdemos a procurar aquele ficheiro ou aquela mensagem?

O que é o Google Desktop

Duma forma muito directa, o Google Desktop ajuda a que procurar por qualquer informação no nosso PC seja tão fácil como fazer uma procura na Web. É uma aplicação que permite procurar por texto presente em e-mails, ficheiros, fotografias, música, chats, páginas web que visitamos, etc., tudo de uma forma simples e familiar.

A informação certa

Quando procuramos por alguma informação no Google desktop, vai abrir uma página em tudo semelhante á do Google, com os resultados mais relevantes relacionados com a palavra-chave que introduzimos na busca. Em cada um dos items apresentados, podemos ler um pequeno excerto, assim como a sua localização.

Através das opções no topo da página, podemos ainda filtrar os resultados por tipo de informação que procuramos: e-mails, ficheiros, histórico dos sites que visitamos.

Google Desktop

Caixa de “Quick Search”

A forma mais rápida de procurar o que quer que seja no nosso computador é chamar a Quick Box, clicando duas vezes no “Ctrl” (e outras duas vezes para fazê-la desaparecer). Basta escrever umas letras que os resultados começam a aparecer por baixo da quick search.
Preview

Encontrar ficheiros apagados

De cada vez que abrimos um ficheiro, o Google Desktop guarda uma parte desse ficheiro em cache. Por esse motivo, podemos sempre encontrar ficheiros apagados por acidente, por exemplo. Não temos o ficheiro completo, mas é melhor do que começar do zero, pode ser por exemplo a diferença entre perder dinheiro com um negócio não concretizável e ainda conseguir ir a tempo de o fazer…

Vários tipos de Ficheiros

O Google desktop indexca automaticamente vários tipos de ficheiros, permitindo fazer buscas de texto ao seu contéudo:

Outlook Netscape
Outlook Firefox
Word PDF
Excel Music
PowerPoint Images
Explorer Video
MSN Zip
AOL Texto
Google Talk e mais com  estes plugins

Refinar a nossa procura

Usando a opção de “Advanced Search”, podemos refinar a nossa procura: tipo de informação a procurar, excluir palavras chave e definir uma baliza temporal para o nosso documento.

Quick Find

Integração com o Outlook

O Outlook continua a ser o programa de e-mail e calendário mais usado em todo o mundo e por isso o Google desktop integra-se na perfeição com esta aplicação. Depois de instalar o Google Desktop irá parecer um novo elemento na nossa barra de ferramentas do Outlook, facilitando a procura de e-mails ao estilo Google.

Outlook Integration

Google gadgets e sidebar

Juntamente com o Google Desktop podemos instalar uma série de gadgets. Se o objectivo da instalação do Google desktop for aumentar a produtividade no trabalho diário, desaconselho vivamente a instalação de qualquer gadget. Só servem para procrastinar…

Tal como um bom colchão é uma boa ferramenta para resolver problemas como a falta de sono sem que se recorra a drogas para dormir melhor, ferramentas como o Google Desktop são uma ferramenta para resolver alguns problemas com a nossa frequente falta de tempo, mas sozinhas não resolvem nada. É preciso ter a atitude certa e sempre voltada para resolver os problemas nas suas causas originais.

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Gestão de Tempo: As 4 melhores ferramentas para controlar o tempo que gastamos no computador e ajudar a melhorar a nossa produtividade

September 2nd, 2008 | 4 Comentários, partilhe também o seu. | Guardado em Gestão de Tempo, Simplicidade, Social Networks


Como já referi aqui no Blog algumas vezes, sou um bocado obcecado com a produtividade, a organização e a Gestão de Tempo. Uma das ferramentas que uso há já algum tempo é a Rescue Time.

Mas antes de explicar o que fazem estas aplicações, deixem-me dizer que usá-las não garante que se passe de imediato a ser mais produtivo. Simplesmente vamos saber com dados palpáveis quanto tempo perdemos em determinada actividade, tendo a hipótese de a reduzir ou optimizar.

Se depois fazemos alguma coisa com essa informação, isso já é outra história. É como ir ao médico, ele identificar a doença, receitar o medicamento, mas nós não o tomarmos. A doença podia passar, mas ia demorar mais tempo a passar ou nunca passar, certo?

Para além da Rescue Time, há algumas outras igualmente interessantes que podemos usar com a mesma finalidade.

1. Rescue Time

É uma ferramenta muito fácil de instalar e que vai registando toda a nossa actividade no computador, não só as aplicações que usamos, mas também os websites que visitamos.

Depois é possível definir em que categoria  é que cada aplicação/website se enquadra (projectos, distracção, trabalho, etc.), e por isso no final da semana temos um relatório detalhado com o tempo que gastamos em cada uma das categorias. É uma bela meneira de ter provas que passamos 50% do tempo na categoria “miúdas em bikini” ;).

Esta é a que tenho instalado no meu PC. Não a uso religiosamente, mas consulto os dados pelo menos uma vez por mês para ficar com uma ideia que gasto em cada uma das actividades.

2. Wakoopa

É também uma aplicação muito simples de instalar e monitoriza todas as aplicações usadas. É também uma rede social, temos um perfil típico: podemos fazer upload de fotos, adicionar amigos, criar grupos, etc.

Com base na nossa actividade, recomenda as melhores ferramentas para executar as tarefas que fazemos habitualmente. Podemos partilhar com o mundo as aplicações que mais usamos: têm um widjet que pode ser incluído em qualquer Blog com o Top 10 das nossas aplicações. E como é uma rede social, também podemos ver que aplicações é que os nossos amigos estão a usar.

3. MeeTimer

É um addon par ao firefox e por isso monitoriza apenas a nossa actividade dentro do firefox. Indica o tempo total gasto a navegar, assim como os tempos individuais para cada site visitado. Podemos definir grupos de sites (categorias), atribuindo a cada uma um significado, tal como no RescueTime.

Uma opção engraçada é que podemos definir um aviso para aparecer sempre que acedermos a um website de determinada categoria, para nos lembrar que já passamos demasiado tempo a fazer alguma inutilidade, por exemplo.

4. Online Stopwatch

Esta não podia ser mais simples. É simplesmente um cronómetro. Podemos definir uma contagem decrescente e tocará um alarme no final do tempo definido ou pode funcionar apenas como uma cronómetro normal, para medir quanto tempo demoramos numa apresentação, ou a fazer um post, por exemplo.

Há mais ferramentas com um espírito semelhante, mas estas são as que já usei/uso e gostei de todas elas.

E vocês qual é que usam?

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