Como ficar no topo? Image by sara.atkins via Flickr

No post anterior (Lean Manufacturing: por onde começar?), faço uma breve referência à dificuldade em manter o nível atingido por uma determinada melhoria.

Acho que isto até é uma ideia que faz parte do senso comum: muitas vezes o mais difícil não é atingir um determinado nível (seja de performance, seja de limpeza e arrumação), mas sim conseguir implementar processos que assegurem que nos vamos manter por lá durante muito tempo.

Na minha opinião há duas grandes razões para que as melhorias obtidas não sejam permanentes:

1. A melhoria foi feita à custa do trabalho esforçado de um conjunto restrito de pessoas.
2. A melhoria resultou de um evento singular (um grupo de trabalho, ou uma semana dedicada para o efeito).

O efeito Cristiano Ronaldo

A primeira causa que referi pode ser chamada o efeito Cristiano Ronaldo.

O efeito Cristiano Ronaldo acontece em inúmeras situações. Ele representa aqui aquela pessoa que é tão boa naquilo que faz que não só é a estrela da Equipa, com exibições de sonho em todas as tarefas que lhe são confiadas, como quando está presente consegue galvanizar os outros, que mostram também as suas melhores capacidades.

Quando se tem um Cristiano Ronaldo a trabalhar connosco, não é fácil não ficar dependente dele. Como ignorar os golos fabulosos e as fintas fora-de-série?

Apesar do futebol nos dar óptimas metáforas para a vida nas empresas, o mundo futebolístico não é o mesmo que o dia-a-dia de uma Empresa. Numa empresa a probabilidade das nossas estrelas saírem para trabalhar noutro sítio, ou de ficarem doentes é real e não é fácil contratar outras estrelas para o seu lugar (não dá para observar os trabalhadores em acção, como no caso dos futebolistas).

De que forma podemos garantir que as melhorias não se ficam a dever apenas a um punhado de pessoas?

A primeira, aprendi há muito tempo com o meu Pai. Duma forma uma pouco rude ele dizia-me sempre: “Quando fizeres alguma coisa, nunca faças a pensar em ti. Pensa na pessoa mais burra que conheças!”. Para além do elogio próprio de quem é meu pai (ele achava que eu era inteligente!), o que ele queria dizer é muito singelo: “Faz as coisas de forma simples para que qualquer pessoa consiga fazê-lo.”

Se só uma super-estrela conseguir manter o bom desempenho do nosso sistema, então é porque o nosso sistema (ou processo, como quiserem chamá-lo), não é bom o suficiente.

A segunda forma de evitar dependência das nossas estrelas é pensar sempre de que forma podemos melhorar o sistema, e não as pessoas. O Sr. Deming dizia já há muito tempo que mais de 90% dos problemas existem devido aos processo e não às pessoas. No entanto insistimos em tentar resolver imensos problemas com o já clássico “sessão-de-formação-para-reforçar-a-importância-do-procedimento-x”.

É óbvio que as pessoas têm um papel importante no desenrolar dos acontecimentos, mas tento sempre que os nossos esforços de melhoria sejam colocados em melhorar a forma como temos o nosso sistema desenhado (seja ele físico ou procedimental) e não em apontar culpas às pessoas que executam.

Já falei aqui num exemplo disto, quando implementei uma simples etiqueta para as amostras da produção.

O efeito Europeu de Futebol

Continuando com as metáforas futebolísticas, o efeito Europeu de Futebol é quando se cria um evento muito bem organizado, com objectivos de melhorar um determinado aspecto da empresa.

Como é algo com muita visibilidade em toda a empresa, é colocado muito cuidado na sua organização, para que nada corra mal. Todos os objectivos são bem delineados, com tudo o que é necessário para os atingir.

Nestas ocasiões é normal que tudo corra muito bem. Todos participaram activamente, as melhorias esperadas foram atingidas e a análise final não podia ser mais positiva.

O que aconteceu no Europeu de Futebol organizado em Portugal foi isto mesmo: um êxito retumbante, mas agora já há quem queira demolir estádios.

Nas empresas há pelo menos um fenómeno destes todos os anos: as Auditorias da Qualidade. Duas semana antes da auditoria todos andam numa azáfama com o objectivo claro de manter a certificação e de conseguir o menor número possível de não-conformidades. Depois volta tudo ao normal, com os problemas de sempre.

Mais uma vez a melhor maneira de evitar isto é melhorar um pouco todos os dias, mas nos processos, não a custa de esforço extra de alguns ou de eventos singulares. Como no ponto anterior, se o nosso processo não consegue ser eficiente todos os dias do ano (porque é que a fábrica não pode estar totalmente limpa e arrumada todos os dias?), é porque o sistema implementado não é simples o suficiente.

Parece simples, não parece?

Que caminho seguir? Image by mlhradio via Flickr

Durante os anos em que trabalhei em multinacionais (Worthington Cylinders Portugal, Qimonda Portugal), estive inserido em culturas de empresariais em que a melhoria contínua era um dos aspectos mais importantes do dia-a-dia.

Não eram propriamente empresas Lean (a Qimonda tinha um grande projecto em curso nessa área quando as coisas começaram a correr mal), mas que seguiam vários conceitos Lean e estavam sem dúvida no caminho certo para se transformarem em empresas lean.

Quando integramos empresas em que os conceitos lean são ainda coisas estranhas para a maioria das pessoas a pergunta que surge é: “Por onde começar?”.

Pelo meu post anterior (O caixote do lixo), podem perceber qual foi a minha resposta a esta pergunta, mas tinha mesmo que ser assim? A minha opção foi a mais correcta?

Na verdade dependendo da realidade de cada empresa, vão haver várias respostas e todas estarão certas. O mais importante na minha opinião é iniciar a jornada rumo ao Lean. O caminho que seguimos depende acima de tudo do nosso ponto de partida. Empresas que estejam em estágios diferentes de organização vão com certeza tomar caminhos diferentes, mas o importante é chegarem ao mesmo destino.

A minha opção de começar pela arrumação e limpeza (o primeiro S de Seiri, Sorting, Segregar, Separar), é porque achei que o ponto em que a empresa se encontrava esse era o passo ideal para começar a jornada Lean.

Todos as pessoas acabam por deixar que a sua personalidade influencie as suas decisões e eu neste aspecto não fui diferente. Confesso que sou um pouco obcecado com a organização e com a simplicidade de processos, por isso a decisão de começar pela arrumação e limpeza foi muito clara para mim.

Outra das razões para começar por aqui, é que eu sabia que ia ter uma grande impacto a todos os níveis. Os resultados (produção, qualidade, vendas), até podiam ser iguais aos que existiam anteriormente, mas iriam “parecer” melhores porque a fabrica iria estar limpa e arrumada. A palavra “parecer”, apesar do pendor negativo que muitas vezes tem (ninguém gosta de dizer que julga algo ou alguém pelas aparências), é muito importante porque em todas as nossas actividades (pessoais ou profissionais), envolvem uma componente de venda. No nosso trabalho estamos constantemente a “vender” as nossas ideias. Onde é que compramos um carro? Num stand sujo e desarrumado ou num com o chão a brilhar?

O lugar comum (o cliché) que encontrei é que a Industria em que estamos inseridos é suja e por isso é aceitável uma dose generosa de sujidade. Eu acho que isto é um perfeito disparate e percebi rapidamente que isto poderia ser uma mais valia para mim e para a Empresa. Se isto era comum na Industria, se eu conseguisse dar a  volta a esta ideia dentro da nossa empresa, seria uma vantagem competitiva face à concorrência.

Depois de muitos meses de trabalho (apesar de eu achar que ainda podemos fazer melhor), a recompensa tem chegado pelo empenho e disponibilidade que as pessoas tem posto na manutenção da limpeza e arrumação (o mais difícil é manter o nível), e pela boca dos diversos clientes que nos têm visitado.

Numa dessas visitas um senhor Inglês, com o seu ar casual e amigável que contrasta coma ideia que temos do povo Inglês (é o que dá ver demasiados programas da BBC!), deu-me os parabéns ao mesmo tempo que dizia que de todas as fábricas que já tinha visitado na Europa (e já tinha visitado todas as da concorrência), a nossa era a mais limpa e arrumada que já tinha visitado. Fiquei muito orgulhoso!

Nestes 5 meses de trabalho que passaram desde que comecei a trabalhar na minha nova empresa (que se chama Colquímica, by the way…), uma dos meus principais aliados tem sido o caixote do lixo. O meu primeiro aliado na implementação do Lean Manufacturing tem sido um  (ou melhor, vários), caixote do lixo.

Se tivermos uma sala completamente branca sem mais nada e de repente alguém lá colocar uma grande bola vermelha, é impossível não reparar que ela lá está. A sala era tão branca, tão despojada que qualquer coisa que lá fosse colocada de imediato seria identificável. Agora imaginem que a mesma sala já estava cheia com brinquedos de todas as cores e feitios. Mais uma bola vermelha (a mesma bola vermelha), facilmente passava despercebida. É por isso que é tão difícil encontrar o novo Optimus Prime quando ele se perde no quarto de brinquedos dos meus filhos.

Aquilo que tenho tentado fazer com a ajuda das pessoas que trabalham na produção, é eliminar tudo o que não é necessário para trabalhar diariamente. Estou a tentar ficar com uma sala o mais branca possível. Na verdade estou há 5 meses a trabalhar apenas no primeiro S dos 5 S’s. Quer dizer, já avancei alguma coisita nos restantes, mas o primeiro (Seiri, Sorting, Segregar, Separar), é a base de todos os outros e por isso quero ter a certeza que já não consigo ter a sala mais branca, antes de avançar em definitivo para os outros.

O mais engraçado é que sem fazer mais nada, o impacto que tem tido é enorme, porque são muitas as coisas desnecessárias que têm sido retiradas das linhas de produção. Quem entra na linha de produção e estava habituado à quarto cheio de brinquedos que existia anteriormente, fica surpreendido com a arrumação. Não se consegue perceber muito bem o que é que mudou, mas a fabrica parece mais vazia, mais livre.

Para além do óbvio impacto visual que isto tem, tem também uma importância grande para o noção de qualidade e de identificação de problemas que eu quero implementar: começa a estar tudo tão branco que qualquer bola vermelha é imediatamente identificada e colocada no seu devido lugar.

Dentro em breve vou começar com o segundo S (Seiton, Systematic organization, Sistematização), que é marcar todos os locais que podem estar ocupados e com que materiais. Tudo que esteja fora de uma espaço marcado, será facilmente identificado e arrumado.

E ainda por cima tem sido divertido!

Like Fidel, Jobs will pass Apple to is less evil brother… re: http://ff.im/24KU2 #

@isacosta 666 the number of the beast. Isso é premonitório… in reply to isacosta #

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Na economia tradicional, nas empresas que fazem cadeiras, ou carros, ou numa empresa de limpezas, o modelo de negócio (a forma como se vai ganhar dinheiro), nasce mais ou menos ao mesmo tempo que a ideia do negócio em si. Aliás, se pensarmos bem no assunto, um negócio sem uma ideia de como se vai ganhar dinheiro, pareceria a qualquer pessoa da economia tradicional uma ideia suicida.

A melhor imagem que me ocorre para ilustrar o início de uma empresa sem saber como é que a vamos rentabilizar, é alguém a saltar de um avião sem para-quedas: nós sabemos que vamos precisar de um para sobreviver, mas como a viagem é tão interessante e nos vai obrigar a ver coisas novas, avançamos mesmo assim.

Eu acho esta atitude formidável. Revela audácia e confiança nas nossas capacidades. O que não se pode esquecer é que vai haver algumas pessoas que vão saltar do avião e não vão encontrar a tempo um para-quedas para evitar que se estatelem no chão.

Isto tudo para chegar ao Twitter e à discussão que existe quase desde o seu início: o serviço é fantástico, está a explodir como poucos e mesmo assim ainda não há uma certeza de como é que vão ganhar dinheiro. E à medida que os custos vão aumentando a pergunta é cada vez mais pertinente. Não é à toa que a “fail whale” de vez em quando ainda aparece: o hardware necessário para suportar os milhões de utilizadores que aderem todos os dias ao serviço, é imenso. Até agora o “venture capital” tem suportado todas as despesas, mas um dia tem que aparecer uma modelo de negócio sustentável, ou alguma empresa maior (Google, Microsoft, Facebook), terá que comprar o serviço. Os “anjos” investidores terão que ver o retorno do seu investimento…

Mesmo quando se concretiza esta última hipótese do serviço ser adquirido por uma grande empresa, nem sempre significa que o futuro seja brilhante. Ainda em Janeiro deste ano a própria Google anunciou uma série de serviços que iriam ser encerrados e alguns deles tinham sido startups compradas por eles como o DodgeBall ou o Jaiku.

O Twitter até nem é uma situação grave neste aspecto. Tem tanto sucesso e já é tão incontornável que a probabilidade de deixar de existir é muito pequena. O Twitter acaba por ser uma espécie de Federico Macheda (esse miúdo do Manchester United), da web: entre milhares de jogadores de futebol que deixam tudo para trás há uma mão-cheia que ficam milionários e que chegam à glória. Os outros ficam uma vida toda a pensar no que poderiam ter sido.

O blog de novas tecnologias TechCrunch tem uma secção a que chama DeadPool onde vai noticiando as startups que vêem o seu tempo de vida chegar ao fim por não conseguirem atrair utilizadores suficientes e, na grande maioria das vezes, por não conseguirem atrair investidores que permitam manter o serviço, pois grande parte delas não gera receitas que permita a sua sobrevivência.

Mesmo que para o Twitter a questão do modelo de negócio não seja de facto relevante, na minha opinião é um erro que se pense que isto é verdade para qualquer startup. Uma startup com menos hype e com menos exposição mediática, ter uma forma de gerar receitas é muito importante, sob pena de ir parar à DeadPool.

Adicionalmente as consequências da falência de uma startup podem ser complicadas para os seus utilizadores. O tempo que se dedica a alguns destes serviços e a importância que estes começam a ter no armazenamento de informação e meta-informação de todos nós torna o seu desaparecimento um caso bicudo. O exemplo mais recente desta situação são por exemplo os serviços de redução do tamanho de URL’s, tipo tinyurl, o bit.ly ou o tr.im. São serviços amplamente usados, em especial no Twitter. Imaginem que deixam de existir: todos esses links que são enviados e trocados no Twitter por todos os utilizadores deixarão de funcionar. Uma parte da riquesa do Twitter ficará perdida para sempre.

Uau! AInda há pessoas que alugam filmes. RT @RTPN: Se puderem lembrem-me que tenho 3 filmes há 4 dias para entregar.. Alexandre Brito #

Fez mal! Toda a gente sabe que saltos altos e roupa interior escura só é usado por mulheres que nos guiam até à perdição! #

Devia ser proibido Twitar sobre futebol. Que seca! #

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