Lean Manufacturing: Como nos conseguimos manter no topo?
Como ficar no topo? Image by sara.atkins via Flickr
No post anterior (Lean Manufacturing: por onde começar?), faço uma breve referência à dificuldade em manter o nível atingido por uma determinada melhoria.
Acho que isto até é uma ideia que faz parte do senso comum: muitas vezes o mais difícil não é atingir um determinado nível (seja de performance, seja de limpeza e arrumação), mas sim conseguir implementar processos que assegurem que nos vamos manter por lá durante muito tempo.
Na minha opinião há duas grandes razões para que as melhorias obtidas não sejam permanentes:
- A melhoria foi feita à custa do trabalho esforçado de um conjunto restrito de pessoas.
- A melhoria resultou de um evento singular (um grupo de trabalho, ou uma semana dedicada para o efeito).
O efeito Cristiano Ronaldo
A primeira causa que referi pode ser chamada o efeito Cristiano Ronaldo.
O efeito Cristiano Ronaldo acontece em inúmeras situações. Ele representa aqui aquela pessoa que é tão boa naquilo que faz que não só é a estrela da Equipa, com exibições de sonho em todas as tarefas que lhe são confiadas, como quando está presente consegue galvanizar os outros, que mostram também as suas melhores capacidades.
Quando se tem um Cristiano Ronaldo a trabalhar connosco, não é fácil não ficar dependente dele. Como ignorar os golos fabulosos e as fintas fora-de-série?
Apesar do futebol nos dar óptimas metáforas para a vida nas empresas, o mundo futebolístico não é o mesmo que o dia-a-dia de uma Empresa. Numa empresa a probabilidade das nossas estrelas saírem para trabalhar noutro sítio, ou de ficarem doentes é real e não é fácil contratar outras estrelas para o seu lugar (não dá para observar os trabalhadores em acção, como no caso dos futebolistas).
De que forma podemos garantir que as melhorias não se ficam a dever apenas a um punhado de pessoas?
A primeira, aprendi há muito tempo com o meu Pai. Duma forma uma pouco rude ele dizia-me sempre: “Quando fizeres alguma coisa, nunca faças a pensar em ti. Pensa na pessoa mais burra que conheças!”. Para além do elogio próprio de quem é meu pai (ele achava que eu era inteligente!), o que ele queria dizer é muito singelo: “Faz as coisas de forma simples para que qualquer pessoa consiga fazê-lo.”
Se só uma super-estrela conseguir manter o bom desempenho do nosso sistema, então é porque o nosso sistema (ou processo, como quiserem chamá-lo), não é bom o suficiente.
A segunda forma de evitar dependência das nossas estrelas é pensar sempre de que forma podemos melhorar o sistema, e não as pessoas. O Sr. Deming dizia já há muito tempo que mais de 90% dos problemas existem devido aos processo e não às pessoas. No entanto insistimos em tentar resolver imensos problemas com o já clássico “sessão-de-formação-para-reforçar-a-importância-do-procedimento-x”.
É óbvio que as pessoas têm um papel importante no desenrolar dos acontecimentos, mas tento sempre que os nossos esforços de melhoria sejam colocados em melhorar a forma como temos o nosso sistema desenhado (seja ele físico ou procedimental) e não em apontar culpas às pessoas que executam.
Já falei aqui num exemplo disto, quando implementei uma simples etiqueta para as amostras da produção.
O efeito Europeu de Futebol
Continuando com as metáforas futebolísticas, o efeito Europeu de Futebol é quando se cria um evento muito bem organizado, com objectivos de melhorar um determinado aspecto da empresa.
Como é algo com muita visibilidade em toda a empresa, é colocado muito cuidado na sua organização, para que nada corra mal. Todos os objectivos são bem delineados, com tudo o que é necessário para os atingir.
Nestas ocasiões é normal que tudo corra muito bem. Todos participaram activamente, as melhorias esperadas foram atingidas e a análise final não podia ser mais positiva.
O que aconteceu no Europeu de Futebol organizado em Portugal foi isto mesmo: um êxito retumbante, mas agora já há quem queira demolir estádios.
Nas empresas há pelo menos um fenómeno destes todos os anos: as Auditorias da Qualidade. Duas semana antes da auditoria todos andam numa azáfama com o objectivo claro de manter a certificação e de conseguir o menor número possível de não-conformidades. Depois volta tudo ao normal, com os problemas de sempre.
Mais uma vez a melhor maneira de evitar isto é melhorar um pouco todos os dias, mas nos processos, não a custa de esforço extra de alguns ou de eventos singulares. Como no ponto anterior, se o nosso processo não consegue ser eficiente todos os dias do ano (porque é que a fábrica não pode estar totalmente limpa e arrumada todos os dias?), é porque o sistema implementado não é simples o suficiente.
Parece simples, não parece?
